Syarat-Syarat Petugas Arsip

     Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu :

1. berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal.
2. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.

PERBEDAAN ARSIP, DOKUMEN DAN WARKAT

1. Arsip

Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche”  berkembang menjadi  kata “Ta  Archia” yang  berarti  catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi  “Archeon”  yang  berarti  “Gedung Pemerintahan”,  dan  kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.

PERBEDAAN ARSIP DENGAN KEARSIPAN

A.    Arsip dan Kearsipan

1.     Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.     Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Apa itu Manajemen Arsip?

Setiap orang yang bekerja di Universitas Indonesia bertanggungjawab untuk mengelola arsip. Beberapa staf memiliki kemapuan yang spesifik dalam pengelolaan arsip, akan tetapi semua staf bertanggungjawab dalam mengelola arsip mereka sendiri. Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia adalah suatu prosedur yang disusun secara sistematik untuk mencapai kinerja organisasi yang efektif dan efisien mulai dari proses Penciptaan, Pengumpulan dan deskripsi -hingga menjadi arsip sampai pada proses Penyimpanan, pemusnahan atau transfer .

Peran, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi

a.     Peran Dokumentasi

Dokumentasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan, yaitu mengumpulkan, mengklasifikasikan dan meneruskan menyebarluaskan dokumen-dokumen kepada yang membutuhkan. Perlu diketahui, bahwa dokumentasi merupakan sumber informasi. Dokuman dapat membantu mengingatkan seseorang  mengenai sesuatu masalah yang menyangkut pembuktian keterangan.

PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

Pengertian dokumen dan Jenis Dokumen

Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan.

PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Map Arsip/ Folder

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat.

Sistem Kearsipan

1.       Pengertian sistem kearsipan

system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

Jenis – Jenis arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

a.       Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

1)      Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

2)      Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

3)       Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

4)       Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

Pengertian arsip dan kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

1. Pengumpulan Surat
   Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
   
2. Memeriksa
   Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Arsip

Cara Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal, adalah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Contoh:
   
2. Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya: 
   
3. Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga, misalnya: 
   
4. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya: 
   
5. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misal: 
   
6. Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
   
   Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan yaitu:
   
   1. Gelar akademik seperti S.Pd, Dra, Drs, S.H., dan lain sebagainya
   2. Gelar keagamaan seperti Kiai, K.H. Haji, Hajjah, Ustazah, dan lain-lain
   3. Gelar kebangsawanan, seperti Raden, Raden Ayu, Sultan, dan lain sebagainya
   4. Gelar kepangkatan, seperti marsekal, laksamana, Kapten, dan lain sebagainya.
   5. Gelar Jabatan, seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain sebagainya
   diindeks sebagai berikut:
   
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya:
   
8. Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks, misalnya: 
   
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalkan: 
   
10. Nama orang yang memakai kata bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya: 
    
11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Misalnya: 
    

Cara Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, India, dan lain sebagainya, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang (nick name). Misalnya: 
   
2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya: 
   
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya diberi awalan, misalnya: Van, Vande, De, Di dan sebagainya, misalnya: 
   
4. Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang china, taiwan, maupun korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya: 
   

Cara Mengindeks Nama Perusahaan

1. Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang dipentingkan kemudian diikuti dengan badan hukum atau kegiatannya, misalkan: 
   
2. Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan tersebut terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya, misal: 
   
3. Nama  perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudiaan diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya misalnya: 
   
4. Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya. Misalnya: 
   
5. Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut: 
   
6. Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindeksannya dilakukan sebagai berikut. 
   

4. Cara Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1. Nama instansi yang diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut, misalnya: 
   
2. Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya: 
   
3. Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya. Misalnya: 
   
4. Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara tersebut, Misalnya: 
   

Tata Ruang Kantor (Pengertian, Tujuan dan Asas-asas)

. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

·         Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

·         Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

B. TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:

1.     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 

2.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.    Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

4.    Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5.    Pengawasan mudah dilaksanakan.

6.    Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1.     Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

2.    Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3.    Pengawasan dapat dipermudah.

4.    Hubungan dapat dipercaya.

5.    Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6.    Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7.    Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B.    C. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.