Apa itu Manajemen Arsip?

Setiap orang yang bekerja di Universitas Indonesia bertanggungjawab untuk mengelola arsip. Beberapa staf memiliki kemapuan yang spesifik dalam pengelolaan arsip, akan tetapi semua staf bertanggungjawab dalam mengelola arsip mereka sendiri. Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia adalah suatu prosedur yang disusun secara sistematik untuk mencapai kinerja organisasi yang efektif dan efisien mulai dari proses Penciptaan, Pengumpulan dan deskripsi -hingga menjadi arsip sampai pada proses Penyimpanan, pemusnahan atau transfer .

Apa itu Arsip?
Arsip adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (PP 28 Tahun 2012). Berikut antara lain beberapa contoh arsip:

• surat elektronik
• faks
• tabel akuntansi
• database
• peta dan perencanaan
• sampel data penelitian dan objek
• informasi pada bisnis sistem
• surat
• pesan tertulis (memo)
• kebijakan
• foto
• media sosial
• surat kabar

Mengapa Manajemen Arsip Penting?
Arsip merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari unit organisasi di Universitas Indonesia. Arsip memberikan informasi yang spesifik tentang fungsi dari unit kerja anda. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pekerjaan anda menjadi lebih mudah dan cepat.
Jika anda secara rutin telah menyimpan arsip anda secara teratur, maka hal tersebut akan memudahkan dalam:

• menemukan email, dokumen atau informasi yang dibutuhkan
• menggunakan kembali suatu template dari pekerjaan yang telah anda kerjakan dimasa lalu
• menentukan dokumen mana yang paling terbaru dari suatu revisi
• membutuhkan bukti mengapa suatu kebijakan diambil pada masa yang telah lalu
• melindungi diri anda, rekan, pimpinan, dan Civitasakademika Universitas Indonesia
• mendukung budaya, sosial, dan nilai sejarah, membantu generasi masa depan mengerti sejarah Universitas Indonesia, sosial, budaya, dan personal.

Mengapa Arsip Perlu di Simpan?
Anda harus menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan keputusan organisasi.
Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan.
Buat atau simpan sebuah arsip apabila anda menginginkan:

• apa yang terjadi pada suatu pekerjaan, kapan hal itu terjadi, dan siapa yang terlibat dalam perihal tersebut
• apa keputusan yang telah ditetapkan atau direkomendasikan dan oleh siapa hal tersebut diusulkan atau diputuskan
• apa saran atau instruksi yang telah diberikan
• perintah dari suatu pekerjaan atau peristiwa atau keputusan.

Gunakan daftar dibawah ini untuk melihat apakah anda harus membuat atau menyimpan sebuah arsip:

• Apakah saya menulis, mengirim atau menggunakan suatu berkas dalam pekerjaan saya?
• Apakah saya (atau orang lain) membutuhkan berkas ini untuk bertindak/ menentukan keputusan?
• Akankan informasi ini diperlukan lagi dimasa depan nantinya?

Jika jawaban anda adalah iya untuk setiap pertanyaan tersebut diatas, maka anda harus membuat atau menyimpan sebuah arsip.

Dimana Saya Harus Menyimpan Arsip?
Selalu simpan sebuah arsip pada tempat yang telah ditentukan.
Unit Organisasi anda seharusnya sudah memiliki Skema Klasifikasi Universitas Indonesia untuk menentukan bagaimana sebuah arsip disimpan berdasarkan klafisikasinya
Temui supervisor anda, arsiparis atau pengelola arsip pada unit organisasi anda. Jangan menyimpan informasi penting organisasi dalam media penyimpan pribadi seperi email folder atau harddisk.
Jangan menyimpan informasi penting atau sensitif pada laptop, USBs atau media penyimpan yang mudah dibawa. Hal tersebut bisa menyebabkan arsip anda mudah hilang, rusak(virus), atau dicuri.
 

Arsip apa yang boleh dimusnahkan?
Tidak semua arsip perlu untuk disimpan permanen.
Menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum, dan anda harus mengikuti prosedur yang digunakan Universitas Indonesia saat memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip seperti file atau bahkan surat elektronik.
Jika arsip unit organisasi anda telah dipindahkan dan berada pada unit kearsipan atau kantor arsip atau lokasi yang telah ditentukan dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip, anda tidak perlu khawatir berapa lama mereka akan disimpan. Arsiparis akan mengelolanya sebagaimana aturan yang berlaku di Universitas Indonesia.
Saat arsip dimusnahkan maka kegiatan tersebut harus akuntabel dan dipertanggungjawabkan kepada publik dan secara hukum. Bagaimana prosedur pemusnahan arsip dapat dilihat pada Pemusnahan & Akuisisi