Sistem Kearsipan

1.       Pengertian sistem kearsipan

system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

2.       Macam – macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:

1.      Sistem pengatur tertiban atau arangement system

a.       Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)

b.      Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)

2.       Sistem perawat simpanan atau safe keeping system

     Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:

1.      Alphabetical arrangement (susunan abjad)

a.      Subjet (pokok soal)

b.       Phonetic (suara)

2.       Numerical arrangement (susunan nomor)

a.      Serial (seri)

b.      Coded (kode)

3.       Geographical arrangement (susunan wilayah)

4.       Choronlogical arrangement (susunan tangal)

Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).

Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem utama,yaitu:

a.       alphabetical – sistem abjad

b.      Subyek-sistem subjek

c.        geographical- sistem wilayah

d.       numerical- sistem nomor

e.         choronological of them- sistem tanggal

Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:

1.       Sistem Abjad

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:

a.       Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :

1.      Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi

2.       Sinar harapan menjadi Sinarharapan.

b.       Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri sendiri. Misal :

1.       Jakarta Utara

2.       Banjar Negara

2.      Sistem subjek

Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya

3.       Sistem Geografis

Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.

Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.

Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya

Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.

4.      Sistem Nomor

Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:

Kepegawaian                   14

Cuti                                  14,1

Kenaikan pangkat                        14,2

 Lamaran                          14,3

Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.

5.       Sistem Tanggal

Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.