Peran, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi

a.     Peran Dokumentasi

Dokumentasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan, yaitu mengumpulkan, mengklasifikasikan dan meneruskan menyebarluaskan dokumen-dokumen kepada yang membutuhkan. Perlu diketahui, bahwa dokumentasi merupakan sumber informasi. Dokuman dapat membantu mengingatkan seseorang  mengenai sesuatu masalah yang menyangkut pembuktian keterangan.

Adapun peranan dokumentasi adalah sebagai berikut (Mardiana dan Setiawan, 1995:19 ) :

1)    Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

Dokumentasi merupakan suatu pekerjaan, yakni memberikan pelayanan di bidang dokumen. Adanya  pelayanan yang baik dan benar akan membantu pihak yang memerlukan dokumen dalam membuat keputusan, ataupun menyelesaikan suatu pekerjaan.

2)    Menerbitkan suatu jurnal publikasi

Dokumentasi yang berisikan hasil pengumpulan data, penyusunan data, serta penyelidikan dan penelitian yang benar-benar telah terjadi akan membantu seseorang atau petugas untuk menyelesaikan suatu karya yang diterbitkan sebagai sarana komunikasi, misalnya bentuk jurnal publikasi.

3)    Menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah dibidang dokumentasi

Adanya sumber dokumen realistis yang berdasarkan data yang benar, maka dokumen tersebut perlu diketahui oleh berbagai pihak. Pelaksanaannya dapat dilakukan melalui konferensi atau seminar bagi badan yang memerluka.

4)    Mengembangkan sistem pengolahan dokumen

Diketemukannya  berbagai sumber dokumen, dapat memberikan kemudahan dalam melayani berbagai pihak yang membutuhkan keterangan. Adanya  sumber dokumen, seseorang atau kelompok orang akan dapat menyampaikan informasi yang benar. Dari hasil pengolahan dokumen  akan dapat mengembangkan sistem pengolahan dokumen yang lebih baik, lebih matang serta merupakan perwujudan informasi yang obyektif dan terpercaya.

5)    Menerbitkan dan mengembangkan katalog perkembangan ilmu pengetahuan untuk meningkatkan mutu pelayanan dalam pelaksanaan aktivitas pekerjaan

                b          Ruang Lingkup Dokumentasi

       1)    Museum, kegiatan dokumentasi  yang mengelola dokumen berupa benda-            benda (dokumen korporil),

       2)    Perpustakaan, kegiatan dokumentasi yang mengelola dokumen  yang                   berupa buku-buku (dokemen literel), dan

       3)    Kearsipan, kegiatan dokumentasi yang mengelola dokumen  yang berupa              surat-surat dan catatan kegiatan organisasi (dokumen privat).

                 c.     Tugas Dokumentasi

1)    Menyimpan dokumen

Seluruh dokumen harus disimpan di tempat yang aman dan nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang ditemukannya dengan dan tepat apabila diperlukan.

2)    Memelihara dan mengendalikan dokumen

Pemeliharaan dokumen dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai. Selain melakukan pemeliharaan, dokumentasi harus mampu mengendalikan dokumentasi dengan cara membuat catatan sehingga dokumen benar-benar terkendali.

3)    Penyusutan dan pemusnahan dokumen

Penyusutan dokumen adalah proses pengurangan atau pemindahan dokumen pasif ke unit pusat, serta pemusnahan dokumen yang sudah tidak mempunyai nilai guna.

4)    Penemuan kembali dokumen

Dokumen yang telah disimpan dengan sistem yang tepat serta pencatatan yang tertib akan mempermudah penemuan dokumen yang diperlukan.