PERBEDAAN ARSIP, DOKUMEN DAN WARKAT

1. Arsip

Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche”  berkembang menjadi  kata “Ta  Archia” yang  berarti  catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi  “Archeon”  yang  berarti  “Gedung Pemerintahan”,  dan  kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.


Pengertian Arsip Berdasarkan Pendapat Para Ahli

1. Arsiparis  Italia,  Eugenio  Casanova  (1867-1951)  dalam  bukunya Archivistica (Seina  1928) Arsip sebagai  penambahan  secara  tertib dokumen-dokumen  yang  diciptakan selama kegiatannya oleh  suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.
2. Arsiparis  Jerman,  Adolf  Brenneke  (1875-1946)  dalam  bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu  badan  atau  badan  hukum  yang  dimaksudkan  untuk  pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
3. Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam  bahasa Indonesianya diartikan  arsip.  File berarti: Wadah, tempat,  map,  ordner,  doos,  kotak,  almari  kabinet,  dan sebagainya yang  dipergunakan  untuk  menyimpan  bahan-bahan  arsip,  dan bahanbahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.
4. Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip  adalah  kumpulan warkat yang  disimpan  secara  teratur, berencana  dan  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Dari  pendapat  yang  telah  dipaparkan  menyatakan  bahwa  arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun  kelompok  (berjilid)  dan  dokumen  tersebut  merupakan hasil  dari kegiatan  suatu  lembaga  atau  kantor  baik  pemerintah  maupun  swasta  dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.

2. Dokumen

Dokumen  menurut  bahasa Inggris adalah “Documentation” dan  menurut bahasa  latin “Documentum”. Banyak  pengertian  dokumen  di  antaranya  dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat  informasi,  biasanya, dokumen  ditulis  di kertas dan informasinya  ditulis memakai tinta baik  memakai  tangan  atau memakai  media  elektronik  (seperti printer).

Menurut  kamus  kepegawaian yang  dimaksud  dengan  dokumen  adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai  keterangan-keterangan di  pilah  untuk dikumpulkan,  disusun, disediakan atau disebarkan.

Dari  pengertian  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  dokumen  adalah  suatu yang  tertulis  dan  tercetak yang  dapat  digunakan  untuk  bukti  atau  keterangan. Dokumen-dokumen  itu  perlu  didokumentasikan, dokumentasi  merupakan  usaha untuk  melakukan pengumpulan,  pemilihan,  pengolahan,  dan penyimpanan informasi dari berbagai bidang atau pemberian atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, bahan referensi, dan lain-lain.

3. Warkat

Menurut  W.J.S.  Poerwadarminta  dalam  kamus  Umum  Bahasa  Indonesia yang  dimaksud  dengan warkat  adalah  surat,  isi  surat;  pos,  lembaran  surat  pos (yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Pengertian warkat dapat dilihat dari 2 segi, yaitu :

1. Pengertian Secara Sempit. Menurut Kamus  Besar  Bahasa Indonesia (KBBI), warkat dapat berarti surat atau isi surat.
2. Pengertian Secara Luas. Warkat adalah setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar (surat-surat,  catatan-catatan,  perhitungan-perhitungan,  grafis-grafis,  atau  gambar-gambar)  yang  masih memiliki  kegunaan  sebagai  bahan  informasi  dan ingatan bagi organisasi.

Berdasarkan  pengertian  tersebut  berarti  tidak  semua  catatan,  grafik, gambar, dan sebagainya itu disebut warkat. Apabila catatan-catatan, grafik, dan  gambar-gambar  tersebut  masih  memiliki  kegunaan  sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat.