PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

PENGERTIAN DOKUMENTASI

    Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional.Dalam bahasa inggris disebut documentation.Dalam bahasa Belandadisebut documentatie dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian,penyelidikan,pengumpulan,penyusunan,pemakaian,dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diaturdalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

Dokumen:

1. Difokuskan pada benda atau informasinya.
2. Tidak merupakan unit kerja.
3. Bersifat pasif.
4. Isi dokumen terbatas pada informasi yang terdapat pada dokumen sendiri.
5. Digunakan sebagai alat bukti.
6. Menunjang penelitian.

Dokumentasi:

1. Difokusakan pada pengelolaannya atau kegiatannya.
2. Merupakan unit kerja.
3. Bersifat aktif.
4. Isi dokumentasi bisa berupa dokumen,buku-buku dan alat-alat audio visual.
5. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru.
6. Menyiapkan keterangan untuk penelitian.