ILMU ORGANISASI TATA CARA PELAKSANAAN RAPAT
1. Persiapan Teknis Rapat.
Persiapan teknis rapat yang paling utama dapat dilihat dari struktur penyelengara rapat, yang dimotori tenaga adminsitrasi atau sekretaris organsasi yang menata secara fsikal maupun teknis lapangan. Apa saja persiapan teknis rapat, antara lain :
a. Pra Persiapan Rapat :
Publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat adalah kegiatan utama yang harus dilaksnakan oleh para penyelengara rapat. Namun rapat tergantung pada sejauhmana komunikasi telah berjalan secara positif sampai pada para peserta, nara sumber, sturktur organisasi atau pihak penyelenggara. Pra persiapan rapat ini harus dikelola seminggu menjelang rapat seperti informasi pelaksanaan rapat melalui surat resmi atau bisa juga menggunakan SMS ataupun bisa dengan media email internet ataupun melalui undangan resmi organisasi atau perusahaan. Artinya konfirmasi dan koordinasi sangat dipentingkan, karena rapat akan berlangsung baik kalau pesertanya bisa hadir sesuai dengan qorum, nara sumbernya siap hadir dan perlatan telah tersedia dengan baik.
b. Penjadwalan agenda rapat :
Penjadwalan bagian administratif yang harus disiapkan oleh panitya yaitu Susunan acara rapat, tata tertib rapat, materi dan draf rapat semua sudah dignadakan kalau bisa sudah dilampirkan dalam surat undangan rapat.
c. Mendatangkan Nara sumber :
Siapa nara sumber yang menambah kedalaman formalitas rapat, tidak sebatas mengulas masalah organisasi dan dipimpin oleh kepsek atau struktur yayasan semata, sehingga terkadang rapat tidak punya daya tarik bagi peserta, karena terlihat monoton membicarakan kebutuhan dan keuntungan organsasi, tidak ada muatan pembinaan peserta ataupun materi pengayaan yang semakin menambah peningkatan wawsan peserta, akan tetapi terkadang hal ini dilupakan dengan dalih pembiyaan sekolah yang berat, padahal rapat sambil disertai pelatihan justru meringankan anggaran sekolah dalam pembinaan. Tentu saja nara sumber yang bisa menambah wawasan dan keterampilan bukan sekedar formalitas yayasan untuk mengsosialisasikan keberadaan organisasi. Rapat bisa dikombinasikan dengan pelatihan punya nilai positif bagi daya tarik peserta rapat untuk hadir dengan tema yang bisa memperkaya prfesionalisme kerja, tapi tentu saja kalau rapat darurat dan tertentu harus disesuaikan dengan kondisi permasalahan sekolah.
d. Persipan fisik : Ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual, tata cahaya.
Persiapan teknis rapat yang paling utama dapat dilihat dari struktur penyelengara rapat, yang dimotori tenaga adminsitrasi atau sekretaris organsasi yang menata secara fsikal maupun teknis lapangan. Apa saja persiapan teknis rapat, antara lain :
a. Pra Persiapan Rapat :
Publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat adalah kegiatan utama yang harus dilaksnakan oleh para penyelengara rapat. Namun rapat tergantung pada sejauhmana komunikasi telah berjalan secara positif sampai pada para peserta, nara sumber, sturktur organisasi atau pihak penyelenggara. Pra persiapan rapat ini harus dikelola seminggu menjelang rapat seperti informasi pelaksanaan rapat melalui surat resmi atau bisa juga menggunakan SMS ataupun bisa dengan media email internet ataupun melalui undangan resmi organisasi atau perusahaan. Artinya konfirmasi dan koordinasi sangat dipentingkan, karena rapat akan berlangsung baik kalau pesertanya bisa hadir sesuai dengan qorum, nara sumbernya siap hadir dan perlatan telah tersedia dengan baik.
b. Penjadwalan agenda rapat :
Penjadwalan bagian administratif yang harus disiapkan oleh panitya yaitu Susunan acara rapat, tata tertib rapat, materi dan draf rapat semua sudah dignadakan kalau bisa sudah dilampirkan dalam surat undangan rapat.
c. Mendatangkan Nara sumber :
Siapa nara sumber yang menambah kedalaman formalitas rapat, tidak sebatas mengulas masalah organisasi dan dipimpin oleh kepsek atau struktur yayasan semata, sehingga terkadang rapat tidak punya daya tarik bagi peserta, karena terlihat monoton membicarakan kebutuhan dan keuntungan organsasi, tidak ada muatan pembinaan peserta ataupun materi pengayaan yang semakin menambah peningkatan wawsan peserta, akan tetapi terkadang hal ini dilupakan dengan dalih pembiyaan sekolah yang berat, padahal rapat sambil disertai pelatihan justru meringankan anggaran sekolah dalam pembinaan. Tentu saja nara sumber yang bisa menambah wawasan dan keterampilan bukan sekedar formalitas yayasan untuk mengsosialisasikan keberadaan organisasi. Rapat bisa dikombinasikan dengan pelatihan punya nilai positif bagi daya tarik peserta rapat untuk hadir dengan tema yang bisa memperkaya prfesionalisme kerja, tapi tentu saja kalau rapat darurat dan tertentu harus disesuaikan dengan kondisi permasalahan sekolah.
d. Persipan fisik : Ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual, tata cahaya.
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor.
Peserta rapat.
Dalam rapat, keputusan-keputusan penting ditetapkan, permasalahan diungkapkan, dan ide-ide baru dicetuskan.Rapat yang baik akan menghasilkan hal-hal yang bermanfaat bagi para peserta rapat, juga organisasi di mana rapat dijalankan.Sayangnya, terkadang rapat bisa juga berjalan tidak seperti yang diharapkan. Beragam karakter peserta rapat punya andil dalam penentuan hasil rapat.
Mungkin ada peserta rapat yang aktif menyumbang ide-ide segar, ada pula yang sibuk mencatat, ada yang hanya mengangguk-angguk, atau bahkan ada yang terkantuk-kantuk.
Dalam rapat, keputusan-keputusan penting ditetapkan, permasalahan diungkapkan, dan ide-ide baru dicetuskan.Rapat yang baik akan menghasilkan hal-hal yang bermanfaat bagi para peserta rapat, juga organisasi di mana rapat dijalankan.Sayangnya, terkadang rapat bisa juga berjalan tidak seperti yang diharapkan. Beragam karakter peserta rapat punya andil dalam penentuan hasil rapat.
Mungkin ada peserta rapat yang aktif menyumbang ide-ide segar, ada pula yang sibuk mencatat, ada yang hanya mengangguk-angguk, atau bahkan ada yang terkantuk-kantuk.
2. Peserta rapat
1. Si Moderator
Para moderator bisa dibilang pemimpin rapat. Moderator rapat bertanggung jawab mengatur jalannya rapat dan menengahi setiap perdebatan. Tipe peserta rapat berjiwa moderator biasanya hadir paling awal dan paling tidak suka terlambat. Dalam diskusi, mereka sangat vokal memberi saran dan pendapat, berusaha menengahi perdebatan yang terjadi, dan mengambil kesimpulan.
2. Pencandu rapat
Peserta rapat jenis ini biasanya sangat berapi-api dalam menyumbangkan ide, namun lembek dalam realisasi. Mereka sangat gemar presentasi di rapat, meyakinkan semua peserta rapat akan ide-idenya, dan sangat suka mengundang orang untuk rapat untuk membahas hal penting sampai yang tidak penting.
3. Si pembantah
Saat pimpinan rapat memberi kebebasan kepada semua peserta untuk menyumbang ide dan masukan, si pembantah tidak akan angkat suara untuk menyumbang ide. Ia baru akan bicara untuk mematahkan ide orang lain. Bagi si pembantah, tak ada yang lebih benar daripada pendapatnya sendiri.
4. Maniak gadget
Para maniak gadget hadir di ruang rapat dengan perangkat-perangkat teknologi terbarunya: proyektor, notebook, iPad, dan ponsel pintar keluaran terbaru. Bagi mereka, rapat tidaklah menarik tanpa penggunaan gadget canggih. Untuk presentasi biasa saja, mereka sudah siap dengan Power Point, hasil rapat yang dicatat di iPad, dan agenda rapat yang tersimpan rapi di ponsel.
5. Mr/Miss Ring-ring
Dalam satu kali rapat berdurasi satu jam, si Mr/Miss Ring-ring bisa lebih dari lima kali mengangkat ponsel. Itu pun tak termasuk puluhan notifikasi yang membuat ponselnya berbunyi dan bergetar selama rapat. Jika tak pandai mengatur mana panggilan telepon yang harus diangkat dan mana yang bisa ditangguhkan, keberadaan Mr/Miss Ring-ring akan sangat mengganggu jalannya rapat. Selain suara telepon yang mengganggu, mereka tak bisa fokus pada rapat itu sendiri.
6. Si pelawak
Perbedaan pendapat terkadang membuat suasana rapat tegang. Jika ketegangan dibiarkan terus, bukan tak mungkin perselisihan terjadi. Di sini, para “pelawak” di rapat berperan untuk mencairkan suasana. Sedikit humor dan candaan ringan yang mengundang tawa baik untuk meredakan ketegangan rapat. Yang perlu dihindari, lawakan yang mendominasi rapat, karena akan mengulur waktu dan membuyarkan konsentrasi.
7. Si apatis
Mereka tak membantah pendapat, tak memberi ide, dan tak mengacaukan rapat, namun tak memberi kontribusi yang baik untuk rapat. Para peserta rapat yang apatis cenderung tidak peduli dengan apa yang terjadi dalam rapat. Keberadaan mereka pun sering tak disadari di dalam rapat. Mereka yang apatis biasanya tidak memahami benar apa hasil rapat dan berpotensi membuat kesalahan dalam menjalankan hasil rapat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar